イベントというと、動員数やデータなど「結果」が気になるものですが、入念な「準備」を通して得られる、目に見えないメリットも見逃せません。その1つが、社員コミュニケーションの円滑化です。他部署や他拠点ともコミュニケーションを取る過程で、普段は接点のないメンバーのパーソナリティを知ることができます。さらに、意外な才能を発揮する社員を認知することで、部署内ではなかなか出なかったような、斬新な企画や取り組みがスタートする可能性も生まれます。

社員コミュニケーションが円滑になると、社員は会社での居心地の良さを感じ、自然とモチベーションが高まります。モチベーションが高まると生産能力も上がり、結果的に会社への貢献度も増すことは、誰しも覚えがあることでしょう。イベントの成功体験や、普段とは違った非日常の記憶を社員同士が共有することで、部署や会社への帰属意識が高まることも期待できます。

社内での居心地の良さや会社への自然な帰属意識は、働く社員にとっても大きなメリットです。ここ数年、在宅ワークやフリーアドレス制など、社内外で働き方は多様化していますが、イベントを通じて培ったチームワークの経験は、社員にポジティブな姿勢をもたらします。会社への満足度の高まりが、人材の流出防止にひと役買っていることは間違いありません。

イベントの準備では、同じ立場の社員だけでなく、普段はなかなか接することのできない組織部長や経営陣とコミュニケーションを取る場面も出てきます。トップ層との関りを通して、よりリアルな言葉で直接的に企業理念や考え方を共有できる貴重な機会となります。
トップ層の思考を改めて認識することは、他の業務に取り組む際にも有効に働くことでしょう。

初めてイベントを開催する担当者にとって、「何から手をつければいいのか」、「どの順番で進めればいいのか」は分かりにくいもの。それにはまず、ターゲットと目的を決めることから始めましょう。ターゲットは、「社員／社員と家族／取引先／顧客」などがあります。また目的は、「記念式典／祝賀パーティー／社員表彰式」など硬めの祝典から、「創立パーティー／周年イベント／リリースイベント」など華やかな催し物までさまざまです。いずれもイベントの参加者が、終了後にどのような気持ちになれるかを想像し、そこに向かって準備を進めることが重要になります。

ターゲットと目的をしっかり定めたら、次は「6W2H」を具体的に詰めていきましょう。
「6W2H」とは、
■「Who（誰が主催するのか）」
■「Whom（誰に向けてのイベントか）」
■「Why（なぜイベントを開催するのか）」
■「What（イベントで何をするのか）」
■「When（いつ開催するのか）」
■「Where（どこで開催するのか）」
■「How（どのようにしてイベントを運営するのか）」
■「How much（予算はいくらまでか）」
以上の8項目です。
一見、大変そうに見えますが、ターゲットと目的が定まっていれば自然と決まるものなので、ご安心ください。
例えば、ターゲットが「社員と家族」で、目的は「創立パーティー」ならどうでしょう？
イベント内容は「子どもも楽しめるように」、開催日は「子どもが参加しやすい土日祝日がよいか」、場所は「車での出席が多いと考え、駐車場が確保できる会場にする」など、方向性や優先事項を明確化できます。

「6W2H」が決まったら、イベント当日までのスケジュールを立てていきます。イベントの規模によっても異なりますが、下記のフローが一般的です。

① 企画立案（約3ヶ月前までに）
「ターゲット」と「目的」を定め、その2つを掛け合わせた答えから「6W2H」も決定します。外部会場は早めに埋まってしまうので、開催日時とイベント内容が決まり次第、ふさわしい会場を迅速に確保します。

② イベントの告知（決定次第～当日まで）
各SNSやDM、公式サイト、その他Web広告など、ターゲットに響くような媒体で宣伝を打ち、集客に努めます。

③ 詳細な準備（約2ヶ月前～1週間前まで）
分担作業の各担当者を決め、「当日進行表」や「準備一覧」などを作成します。それに沿って、当日必要な機材やツール、小物類などの他、カメラマンや司会者、ゲストの手配も行います。

④ イベント当日
当日のプログラムがスムーズに進むよう、協力して動きます。イベントは思わぬハプニングがつきものなので、万全の態勢で当日に臨みましょう。

⑤ 翌日以降
イベントを振り返り、各担当者の報告やデータを整理します。同時に反省点も洗い出し、次回に生かせるよう情報共有します。また、サンクスメールの発送や配信も早めに済ませます。当日集めたアンケートやヒアリングシートなどがあれば、担当者と共有して迅速に対応することがマストです。

集客の宣伝に最適なのが、各SNSやDM、Web広告です。イベント内容がひと目で伝わるデザインと、目を引くコピーライティングでアイキャッチを心がけてください。また、告知期間は長いほうが有効なので、開催日時と会場だけ決まっている状態でも、宣伝をスタートして問題ありません。イベント当日が近づくにつれて徐々に詳細を明かしていく方法も、ターゲットの興味を引いて効果的です。

当日の会場入りから撤収まで、運営計画はしっかりと立てておきましょう。機材の搬入経路や、場内の見取り図、人員配置と責任者などもここに掲載しておきます。特に気をつけたいのは、本番環境での段取りです。参加者にとって、出入口や動線が分かりにくい、待機列で意味なく待たされる、会場内が暑すぎる・寒すぎる、聞きたいことがあっても担当者が見当たらない……などは、意外なほどにストレスフルなものです。たった一度のイベントでも、「この会社は頼りない」といったネガティブイメージがつくこともあります。運営計画は漏れのないよう、トラブルも見越して作り込んでください。

各担当者は内容だけでなく、準備や撤収の時間も頭に入れて、チームメンバー同士でタイムスケジュールを作成します。スムーズな進行のために、「当日進行表」と、「準備一覧」を決めて共有しておけば安心です。また、イベント終了後にマニュアル化をしておけば、次回のイベント準備がぐっと楽になりますのでおすすめです。

「当日の運営計画」と、プログラムを含めた「進行表」、「準備一覧」を照らし合わせて、必要な備品や機材をチェックしていきます。可能であれば、事前に会場入りしてリハーサルを実施します。実際に会場入りしてみると、足りない備品が浮かんでくるものです。大規模な会場であれば、会場スタッフにどうすればよいか聞いてみるのもよいでしょう。
来場者が気持ちよく参加できることを第一に、準備を進めたいものです。

最後に、イベントの種類とゲストの組み合わせをご紹介しましょう。ゲストは著名人なら誰でもよいわけではなく、企業様のブランドとイベント内容にふさわしいキャスティングが、高い対費用効果を発揮します。自社イベントに合うものはどのパターンか、ぜひイメージしてみてください。

ー 文化人、専門家
会社の記念式典や表彰式など、フォーマルなイベントにピッタリなのが、文化人や専門家のゲストです。業種に関わる内容はもちろん、教養全般やＩＴ関連、金融に関する知見も、参加者にとって有益と感じられるでしょう。

ー 講演、トークショー、対談など
文化人や専門家による講演やトークショーは、リアルイベントでのハイライトとなります。会社側の経営陣や組織長との対談なら、社員にとっても内容が身近になるのでおすすめです。

ー お笑い芸人、アーティスト、パフォーマー
取引先や外部の来場者も参加するカジュアルなイベントでは、場を盛り上げるお笑い芸人やアーティストのゲストが最適です。ただし、芸能人のキャスティングは、企業様のブランドに合うかどうかを慎重に見極めることが重要です。

ー キャストパフォーマンスショー など
お笑い芸人なら漫才やコント、アーティストやパフォーマーなら華やかなステージがイベントのハイライトになります。来場者参加型のコーナーやトークコーナーなども、プロのパフォーマンスで一段と盛り上がることでしょう。

いかがでしたか？　たしかにイベントは準備から実施まで手間も時間もかかるものですが、その分、他では得られない大きなメリットがあることが、お分かりいただけたかと思います。
ただ、慣れないことなのでまだ不安があるという方には、企業様のビジョンや理念を反映した「ターゲット」と「目的」、それから「6W2H」までおおまかに決めていただければ、残りの煩雑な準備や当日の運営を47キャスティングパートナーズで承ることも可能です。
ターゲットに応じたSNSでのイベント宣伝や運用・管理のほか、「ゲストのキャスティングのみ」や、「オンラインイベント」なども最適な形で実現します。「やってみたいが、どうすればいいか分からない」など、漠然としたお悩みも承っていますので、ぜひ一度ご連絡ください。

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